Mitt tips på rutin för tidsrapportering som gjort mig tryggare och mer affärsmässig

Som egenföretagare där jag hyr ut min tid som marknadskommunikatör, gör webbsidor eller specifikt jobbar med att öka synligheten för företag i Google-sökningar så är effektiviteten och strukturen A och O. Ett av mina mål för året har varit att öka och förbättra just de – effektiviteten och strukturen. En rutin jag därför börjat med och som blivit en lifechanger för mig under mina arbetsdagar och i mitt företagande är något jag vill dela med mig av till dig. 

När man jobbar själv är det lätt att hamna i ett konstant görande. Det händer mycket, man växlar mellan uppdrag, svarar på mejl, tar samtal, skriver, planerar, justerar. Dagarna fylls av många små delar. Och ändå kan känslan på eftermiddagen vara: Vad har jag egentligen gjort idag?

Jag visste att jag jobbade mycket. Jag visste att jag levererade. Men eftersom jag ofta arbetar för flera kunder under samma dag – ibland i kortare pass – blev det svårt att i efterhand summera tiden. Och därmed fakturera 100% av tiden jag lagt. Inte så affärsmässigt, jag vet. Så det där med tidsrapportering var en av de delarna jag sökte efter ett effketivt och bra sätt att hantera.

Jag sökte runt, kanske som du också gjort innan du hamnade här. Uppmärksammade appen Toggl Track som jag såg bra recensioner av och började använda den. Det finns säkert många liknande verktyg som gör precis samma sak men för mig har den verkligen variet en gamechanger. Här berättar jag hur jag anvnt den och vad det inneburit för mig. 

En gratisapp förändrade mer än jag hade trott.

Jag använder Toggl Track för att registrera min arbetstid, enkelt och gratis

Toggl Track är ett digitalt verktyg för tidsregistrering som hjälper dig att mäta och följa  din arbetstid. Appen finns både för mobil och dator, och fungerar bra både för egenföretagare och team.

Grundfunktionen är att du startar en timer när du börjar arbeta med en uppgift och stoppar den när du är klar. Varje tidsintervall kan kopplas till en specifik kund, ett projekt eller en typ av arbetsuppgift. Du kan även lägga till beskrivningar av vad du gjort under tiden.

Bland funktionerna finns möjlighet att:

• Skapa och organisera kunder och projekt

• Få sammanställningar och rapporter över nedlagd tid

• Se hur tiden fördelas mellan olika uppdrag

• Integrera med kalender (t.ex. Outlook eller Google Calendar)

• Använda appen via webbläsare, mobilapp eller skrivbordsapp

Det finns en kostnadsfri version med de funktioner som många egenföretagare klarar sig långt på, samt betalversioner med fler analys- och teamfunktioner. Jag har gratisversionen och det fyller mitt behov väl. 

Så här ser mina rutiner ut kring användandet av Toggle Track

Innan jag började registrera tiden la jag in återkommande kunder och arbetsmoment, vilket gör registreringen snabb. Vissa kunder vill att jag delar upp tidsåtgången på olika affärsenheter inom bolaget, och det görs smidigt på det här sättet.

1. Jag startar timern så fort jag påbörjar arbete för en kund. Jag taggar kunden direkt. Om jag får t.ex ett telefonsamtal är det lätt att se vilket uppdrag jag var inne i.

2. Om jag fick t.ex. ett telefonsamtal kopplat till en annan kund drar jag bort den tiden. 

3. Istället för att starta en ny timer när jag ska börja jobba med en sak som jag redan trackat tid för den dagen, så trycker jag på play-symbolen för den tidigare trackade uppgiften. Då läggs tiden ihop med den och det blir enklare att få en överblick äver vad jag lagt för td för respektive kund. 

4. Vid veckorslut lgger jag in tiden för respektive kund samt info om vad jag arbetet med i ett excelark som jag använt till tidsrapportering innan jag började jobba med appen. I det dokumentet ser jag hur jag ligger till kopplat till arbetstiden kunden köpt. Därefter lägger jag in en plan för hur jag ska lägga upp kommande vecka.

Eftersom Toggl Track är kopplat med min kalender så blir det ännu enklare att tracka tiden om det ligger i kalendern, eftersom det dyker upp som ett förlag i appen då. 

5. Vid månadsslut är det enkelt att se tiden som ska faktureras och vad jag gjort under den ledlagda tiden. Detta skapar trygghet i mitt företagande, jag känner mig stolt över vad jag åstakommit och jag får en tyflig bild över hur min tid fördelats. 

Det låter enkelt. Det är enkelt. Men det har ändå gjort mig mer affärsmässig. Och lugnare.

Fler verktyg för ett hållbart företagande

Det här är ett av flera konkreta sätt som har hjälpt mig att arbeta mer strukturerat, effektivt och affärsmässigt i mitt företag.

Att driva eget handlar inte bara om kreativitet och leverans – det handlar också om att skapa system som gör att energin räcker över tid. Små justeringar i vardagen kan göra stor skillnad, både för lönsamheten och för arbetsron.

Jag kommer att dela fler av de verktyg och arbetssätt som fungerat för mig – sådant som förenklar, förtydligar och stärker mitt företagande. Jag samlar dessa på en sida med inikter. 

Till sidan där alla artiklar, blogginlägg och insikter samlats.